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Abrechnung der Betriebskosten

Abrechnung Betriebskosten

Nach § 556 Abs. 3 S.1 BGB hat der Vermieter über die vom Mieter monatlich gezahlten Vorauszahlungen. auf die Betriebskosten abzurechnen. Abrechnungsreife tritt ein, wenn der Abrechnungszeitraum abgelaufen ist. Für die Erstellung der Abrechnung bestimmt § 556 Abs. 3 S. 2 BGB eine Frist. Danach ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2023, die Abrechnung muss dem Mieter spätestens am 31.12.2024 zugehen! Sowohl der Abrechnungszeitraum, die Periode über die abgerechnet werden muss (§ 556 Abs.3 S. 1 BGB) als auch die Frist, die für die Abrechnungserstellung festgesetzt ist, beträgt 12 Monate (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB).

1. Festlegung des Abrechnungszeitraums

Die Abrechnung hat jährlich zu erfolgen, § 556 Abs. 3 S.1 BGB. Das bedeutet jedoch nicht, dass damit zwingend das Kalenderjahr gemeint ist, vielmehr ist der Betriebskostenabrechnung eine Zeitspanne von 12 Monaten zugrunde zu legen.
Wichtig:
„Jährlich“ bedeutet, dass der Zeitraum, über den die Abrechnung zu erfolgen hat, 12 Monate beträgt und nicht über- oder unterschritten werden darf.
Da der Gesetzgeber lediglich einen 12 Monats-Turnus vorgibt, können die Parteien vertragliche Vereinbarungen über die Abrechnungsperiode treffen. Das ist insbesondere dann zu empfehlen, wenn z.B. Messdienstunternehmen für Heizung und Warmwasser andere Zeiträume vorgeben.
Beispiel:
Die Abrechnung über die kalten Betriebskosten erfolgt nach dem Kalenderjahr und über die warmen Betriebskosten (Heizung/Warmwasser) vom 1.4. eines Jahres bis zum 31.3. des Folgejahres. Für diesen Fall ist es sinnvoll für die kalten und warmen Betriebskosten jeweils separate Vorauszahlungen zu vereinbaren.
Miete: 600 € zzgl.
Vorauszahlung auf Heiz- und Warmwasserkosten:
150 €
Vorauszahlung auf die übrigen Betriebskosten:
1oo €

Bei einer Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung vom 1.4.2022 bis 31.3.2023 und einer kalenderjahrmäßigen Abrechnung der übrigen Betriebskosten, vom 1.1. bis 31.12.2023 können getrennte Abrechnungen durchgeführt werden. Es sind dann unterschiedliche Abrechnungsfristen zu beachten:
Für die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung endet die Abrechnungsfrist in o.g. Beispiel am 31.3.2024, für die Abrechnung der übrigen Betriebskosten am 31.12.2024. Werden sämtliche Betriebskosten einheitlich abgerechnet, so ist jedenfalls die (kürzere) Abrechnungsfrist für die warmen Betriebskosten, 31.3.2024, maßgeblich.
Ausnahmsweise können die Parteien auch einen längeren einmaligen Abrechnungszeitraum vereinbaren, wenn dies der Umstellung auf einen anderen Zeitraum dient (BGH 27.7.2011, VIII ZR 316/10). Soll im vorgenannten Beispiel eine Angleichung der Zeiträume vorgenommen werden, kann entweder für die warmen oder die kalten Betriebskosten einmalig ein Zeitraum von mehr als 12 Monaten in die Abrechnung eingestellt werden. Selbstverständlich kann zur Angleichung auch einmalig ein kürzerer Zeitraum (Rumpfjahr) gewählt werden.
Liegt eine vertragliche Vereinbarung über den Abrechnungszeitraum nicht vor, kann der Vermieter diesen festlegen, was in der Regel durch die erste Abrechnung erfolgt.

2. Nutzerwechsel

Bei einem Mieterwechsel während eines Jahres, bleibt es bei der bisher gewählten bzw. angewandten Abrechnungsperiode. Allerdings wird bei einem Nutzerwechsel nur ein anteiliger Turnus für die jeweiligen Mietparteien berechnet.
Beispiel:
Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr. Mieter 1 zieht zum 28.2. aus, Mieter 2 zieht zum 1.5. ein. Vom 1.3. bis 30.4. steht die Wohnung leer. In diesem Fall sind die Betriebskosten des Jahres in drei Teile aufzuteilen: Mieter 1 zahlt 2/12, Mieter 2 zahlt 8/12 der für das Jahr angefallenen Betriebskosten, den Leerstand von 2 Monaten (2/12) hat der Vermieter zu tragen. Eine Aufteilung nach Monatsanteilen ist in der Regel korrekt, exakter wäre jedoch eine Aufteilung nach Tagen. Findet der Mieterwechsel während eines Monats statt, ist jedenfalls eine tageweise Aufteilung vorzunehmen.
Achtung:
Für die Verteilung der warmen Betriebskosten, Heizung und Warmwasser, sieht die Heizkos-tenverordnung spezielle Regelungen vor!
Kann bei den kalten Betriebskosten als Verteilerschlüssel für die Abrechnung die Wohnfläche, der Miteigentumsanteil oder auch die Anzahl der Bewohner vereinbart werden, ist das bei den warmen Betriebskosten nicht möglich. Die Heizkostenverordnung enthält für die Aufteilung von Heizung und Warmwasser weitergehende Regelungen. So sind diese Kosten zum Teil nach Verbrauch (Verbrauchskosten) und zum Teil nach der Wohnfläche (Grundkosten) umzulegen. Für die Heizkosten enthält § 7 Abs. 1 HeizKV und für die Warmwasserkosten § 8 HeizKV die einschlägigen Bestimmungen.

Zwischenablesung

Findet ein Mieterwechsel statt, kann nicht wie bei den kalten Betriebskosten vorgegangen
werden, d.h. zeitanteilige Umlage. Die Heizkostenverordnung gibt auch für diesen Fall Sonderregeln vor. Die Verpflichtung, dass sich die Heiz- und Warmwasserkostenabrechnung aus einem Verbrauchs-und einem Grundkostenteil zusammensetzt, gilt auch bei Nutzerwechsel. § 9b HeizKV ist für die Aufteilung bei Nutzerwechsel anzuwenden. Danach hat der Gebäudeeigentümer eine Zwischenablesung der vom Wechsel betroffenen Raume vorzunehmen. Nur so können die Verbrauchsanteile des alten und neuen Mieters bestimmt werden. Bei mehreren Nutzerwechseln innerhalb eines Zeitraums ist somit jedes Mal eine Zwischenablesung vorzunehmen.
Wichtig:
Bei Selbstablesung darf nicht vergessen werden, die Werte der Hausverwaltung oder dem Messdienstunternehmen mitzuteilen.

Bei längerem Leerstand zwischen zwei Vermietungen, hat der Gebäudeeigentümer bei Beendigung und bei Beginn des jeweiligen Mietverhältnisses eine Ablesung vorzunehmen. Die für einen eventuellen Leerstand entstandenen Kosten sind vom Vermieter zu tragen.
Der durch die Zwischenablesung im Abrechnungszeitraum festgestellte Verbrauch an Wärme und Warmwasser ist dann auf die beteiligten Nutzer zu verteilen. Bei der Aufteilung des verbrauchs-unabhängigen Kostenanteils ist wiederum zwischen Heiz- und Warmwasserkosten zu unterscheiden. Anders als bei den Wärmekosten ergeben sich bei den Kosten für Warmwasser keine jahreszeitlichen Unterscheidungen. Die Grundkosten bei Warmwasser werden daher zeitanteilig aufgeteilt. Bei den Festkosten für die Wärmeversorgung ist in der Regel nach den Gradtagszahlen (Gewichtung nach Monaten) vorzugehen.
Wenn eine Zwischenablesung nicht erfolgte, sei es aus tatsächlichen oder technischen
Gründen, sind die gesamten Kosten der Wärmeversorgung nach Gradtagszahlen und diejenigen für Warmwasser zeitanteilig umzulegen, § 9a Abs. 3 HeizKV.
Um Kosten und Aufwand zu sparen, können die Parteien auch auf eine Zwischenablesung
verzichten und sich auf eine andere Aufteilung bei Nutzerwechsel einigen. Eine entsprechende Vereinbarung kann sowohl im Mietvertrag als auch bei Aus- oder Einzug getroffen werden, § 9b Abs. 4 HeizKV.
Wichtig:
Durch einen Nutzerwechsel ändert sich der Abrechnungszeitraum nicht. Bei einer Abrechnung nach Kalenderjahren und erfolgtem Mieterwechsel zum 1.4.2023 bleibt es bei der Abrechnungsfrist spätestens zum 31.12.2024.

3. Änderung des Abrechnungszeitraums

Eine Änderung kann nicht willkürlich vorgenommen werden. Es müssen stets sachliche Gründe vorliegen, die den Vermieter berechtigen, die Abrechnungsperiode umzustellen. Als sachliche Gründe kommen in Betracht:
a) Angleichung der Abrechnungszeiträume von warmen und kalten Betriebskosten,
b) Angleichung an die Abrechnungsperioden der Behörden oder Lieferanten,
c) WEG ändert den Abrechnungszeitraum, Vermieter kann dann im Verhältnis zum Mieter eine Angleichung vornehmen,
d) einvernehmliche Vereinbarung der Parteien über einen anderen Abrechnungszeitraum.
Die Änderung der Abrechnungsperiode kann grundsätzlich nur für künftige Zeiträume vorgenommen werden. Die Mitteilung hierüber muss dem Mieter vor Beginn zugehen.

4. Rechtsfolgen bei Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist

Nach Ablauf der Abrechnungsfrist, ist der Vermieter nicht mehr berechtigt Nachforderungen geltend zu machen, § 556 Abs. 3 S. 3, 1. HS BGB. Es handelt sich hierbei um eine Ausschlussfrist, die auch vertraglich nicht abbedungen werden kann.
Wichtig:
Formelle Fehler einer Abrechnung können nach Ablauf nicht mehr geheilt werden, inhaltliche Fehler sind korrigierbar, dürfen aber nicht zu einer Mehrbelastung des Mieters führen.
Dies hat auch zur Folge, dass eine Nachforderung aus einer verspäteten Abrechnung seitens des Vermieters nicht mehr geltend gemacht werden kann, dem Mieter aber gleichwohl einen Anspruch auf. Auszahlung eines Guthabens zusteht.
Zahlt ein Mieter die Nachforderung aus einer verspäteten Abrechnung, kann er die Zahlung unter dem Gesichtspunkt der ungerechtfertigten Bereicherung zurückfordern.

Ausnahmen von der Abrechnungsfrist können im Einzelfall vorliegen. So sieht § 556 Abs. 3 S. 3, 2. HS BGB vor, dass die verspätete Betriebskostenabrechnung dann unschädlich ist, wenn sie vom Vermieter nicht zu vertreten ist. Eine entschuldigte Verspätung kann dann gegeben sein, wenn
a) Kommunale oder Steuerbescheide verspätet zugehen.
b) Längerer Ausfall der EDV-Anlage/Softwareprobleme vorliegen.
c) Mieter seine neue Anschrift nicht mitteilt oder keinen Nachsendeantrag gestellt hat.
d) Abrechnungen von Lieferanten/Versorgern nicht rechtzeitig zugehen.
Aber:
Der Vermieter muss sich bemühen bei Versorgern, Lieferanten oder auch Hausverwaltern entsprechende Unterlagen, Belege oder Rechnungen zu erhalten. Nur wenn der Vermieter trotz intensiver Bemühungen keine Unterlagen erhält und er deswegen keine Abrechnung erstellen kann, ist von einer entschuldigten Verspätung auszugehen.
Zum Teil wird auch die Meinung vertreten, der Vermieter müsse bei der Hausverwaltung die Belege kopieren, scannen oder sich anderweitig beschaffen und selbst die Abrechnung erstel-len.
Auch wenn der Beschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft über die Wohngeldabrechnung noch nicht vorliegt, muss der Vermieter über die Betriebskosten abrechnen. Der Beschluss ist nicht Voraussetzung für die Abrechnung über die Betriebskosten (BGH v. 25.1.2017, VII ZR 249/15). Unverschuldet ist die Verspätung jedenfalls dann nicht, wenn der Vermieter untätig bleibt, obwohl das Fristende naht. Zu berücksichtigen sind daher immer die Umstände des Einzelfalls.
Um den rechtzeitigen Zugang der Abrechnung beweisen zu können, sollte ein Vermieter diese per Einschreiben mit Rückschein, per Boten oder, wenn diese Möglichkeiten zu unsicher sind, unter Einschaltung des zuständigen Gerichtsvollziehers zustellen.

5. Abrechnungsfrist bei gewerblicher Vermietung

Die Abrechnungsfrist gilt auch für gewerbliche Vermietungen, allerdings ist sie bei Gewerbe keine Ausschlussfrist, weil § 556 Abs. 3 S. 3 BGB für Gewerbe keine analoge Anwendung vorsieht. Wenn also die Abrechnungsfrist vom Vermieter gegenüber seinem gewerblichen Mieter nichteingehalten wird, kann er die sich daraus ergebende Nachforderung trotz Fristüberschreitung noch geltend machen.

6. Verjährung

Die Abrechnungsfrist beträgt 12 Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Es handelt sich um eine Ausschlussfrist bei Wohnraummietverhältnissen. Hat der Vermieter nicht innerhalb der Frist abgerechnet, kann er eine Nachzahlung nicht mehr fordern. Dem Mieter steht gleichwohl ein Anspruch auf Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu. Dieser Anspruch unterliegt einer 3-jährigen Verjährungsfrist, § 195 BGB.
Beispiel:
Abrechnungsperiode Kalenderjahr 2023; Abrechnungsfrist endet zum 31.12.2024; Anspruch des Mieters auf Abrechnung längstens bis 31.12.27, drei Jahre nach Ablauf der Abrechnungsfrist!

Quelle: Rain Martina Westner, Haus + Grund München

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